クリニックの12月 裏事情

クリニック業務について


開院当初からの採用で、早3年が経過しました。最初は病院からの転職でしたので、戸惑うことばかりの毎日。

「それって私の仕事?」

「こんなに夜遅くなるの?」

「責任の所在ってだれ?」

「不満は誰に言えばいいの?」

「こんな仕事は契約にないよ」

などなど、病院勤めの時とは違う業務の曖昧さに?ばかりの日々でした。




最初にクリニック務めを決めた理由は給料が多くなること!

ただその1点だけでした。何しろ子供たちにお金がかかる時期でしたので、迷うことなく飛び込んだわけです。




正直、数字上の給料は上がりました。しかし、仕事の忙しさや拘束時間の長さを鑑みると、果たして本当に給料が上がったと言えるのかどうかわかりませんがね。







クリニックの仕事内容


クリニックで働くということは、病院勤めの時とは少し違います。病院の場合、自分の部署や専門担当などが分かれていることが多いと思いますが、クリニックは人数が限られているので、「医療事務」として雇われたとしても、なんでもやらなくてはいけません。

  • 朝の掃除、ゴミ出し

  • 備品管理

  • 花・植木の管理

  • 受付

  • 会計

  • レセコンの計算

  • レセプトチェックにレセプト送信

  • レセプト統計

  • 各施設や市町村への請求書

  • ドクター秘書


ざっと上げるだけでもこの程度あります。

電球が切れれば、買いに走って替えますし、柿の季節は、柿の実も取ります。要するに何でもやるのです。出来ないのは看護師・医師業務ぐらいなもの。契約にないからと言ってやらないわけにはいきません。勿論、そのクリニックの院長の方針によって、仕事内容は違うとは思いますが。




クリニックの12月


クリニックに来て良かったなあ~と思えるのは、スタッフの食事会。
12月には、忘年会。1月には新年会が行われますが、当院の場合は、全部院長持ちです。要するに無料ってことです。おまけにスタッフの食べたいところに連れて行ってくれるので、みんなで美味しいものをごちそうになれるってわけです。
12月の場合は、忘年会でビンゴゲームもあります。勿論景品も全て院長からのプレゼント。当院の場合はあまり高価なものはありませんが、近隣のクリニックでは、家電が全員に当たるそうです。お掃除ロボやiPad、電子レンジなど。羨ましい話ですね~。
1月には新年会がありますが、当院の場合は日帰り旅行です。温泉に入って、美味しいものを食べて・・・というコース。これも当然院長持ち。ありがたや、ありがたやです。しかしもっと羨ましいのは、海外旅行に連れていってくれるクリニックもあるとか。院長がスタッフをどれだけ大切に思っているかよくわかりますよね。感謝を形にしてくれるわけですね。


クリニックの困るとこ


業務が多岐に渡るのも大変ですが、それ以上に困ることは、休みを取りにくいこと。

とにかく人数がいませんので、1人減ると業務が大幅に増えるのです。多少の風邪程度で休むものなどは一人もいません。計画的な休みでさえ、プライベート的な用事は取りにくいもの。どうしても必要な子供の用事や病院の付き添いなどで休むことが出来る程度。旅行などは、長い休みに取るようにという雰囲気です。長い休みは世間も休みですので、行楽地は人が多いですし、費用もかさみますが仕方ありません。

そもそも熱があったとしても、即診察して、解熱剤で熱が下がれば、業務に戻る始末。それぐらいスタッフの人数に余裕がないのです。


まとめ


病院と違って、個人経営ですので、お歳暮シーズやお中元シーズンはどしどしとお届け物も届きます。それをスタッフで山分けさせてくれる医院も多いようです。いわゆる現物支給ですね。
もちろん全クリニックでそういうことが行われている訳ではありませんが、このように何らかのメリットがあるのも事実。
これから医療事務につこうと思う方は、いいことも悪いこともすべてひっくるめて、天秤にかけてから、病院かクリニックか決めるといいかもしれません。但し、このような裏事情は、当然、表には出ないので、最初はわかりませんがね。
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こんな時どうしますか?

毎日病院にいると、色々な事件が起きるものです。これは今週実際に当院に来られた患者の家族とスタッフの会話です。みなさんはこんな時どうしますか?


事例1 



  • 先月、当院から〇〇病院へ紹介となった方です

  • 紹介状を渡して、当院は終診となりました

  • カルテも病名はすべて、転院のため、中止となりました

  • レセプトも送信済み





本日この患者様の家族が来院されました。

家族「薬がなくなったので、もらえませんか?」

スタッフ「確か、○○病院へ紹介となりましたよね。そちらでもらって頂けませんか?」

家族「いやあ、実はまだ○○病院へは行っていないんです。来週が予約なもんで。それまでの薬が無くなって困ってるんです。」

スタッフ「わかりました。院長に確認を取りますね。」




初診?再診?


この患者様は一旦当院では、病名上は中止となっているので、診察するとしたら、初診扱いになります。しかし、今日は家族様のみの来院。本人を診察なくして、初診料は算定できません。

本当は、○○病院へ行って薬をもらって欲しいところですが、○○病院の予約が来週とのことなので、その分だけ、処方することにしました。

レセプトが送信済みですので、初診料を取りたいところですが、家族のみの来院なので、仕方なく再診料で算定し、処方しました。




事例2



  • 当院を先月、終診となった方です

  • 在宅医療を受けることになったので、在宅専門の✖✖医院に紹介となっています

  • 在宅自己注射+血糖自己測定器加算を算定していました

  • カルテも病名はすべて、転院のため、中止となりました

  • レセプトも送信済み



血糖自己測定器のチップが足りないと来られた場合


先月の在宅自己注射指導管理料算定時に、血糖自己測定器チップと針を30本手渡しています。血糖自己測定器加算20本以上400点で算定していました。
「足りない!」と言われても、当院は終診となっている上に、レセプト請求も終わっています。
仮に血糖自己測定器のチップを追加で渡したとしても、当院が終了となっているため、管理料も算定出来ません。
紹介状を書いて渡してあるので、新しい✖✖医院でもらって頂くよう説明し、帰って頂きました

事例3



  • 現在特養入所中

  • 元々は当院かかりつけ患者様でした





家族が薬が欲しいと来られた場合


元々は当院かかりつけ患者様でしたが、先月から特養に入所となっています。薬がなくなったので欲しいと家族様がふらっと訪れてきました。

スタッフ:「施設から何か手紙とかを預かってきましたか?」

家族:「いえ、薬が無くなったから来ただけなのですが。」

スタッフ:「通常、特養の場合は、施設の医師が薬を処方するはずなんですがね。もしそちらで出せない場合は、何らかの手紙(診療情報提供書)を持って来院してもらわなくては困るのですが。」

家族:「え?そうなんですか?」よくわからない様子

スタッフ:「施設に確認を取ってみますね。」




施設に確認を取ったところ、やはり勝手に家族が来られた様子。施設に戻って、施設の医師に処方してもらうよう説明しました。



まとめ


病院同士のルール、算定方法などはやはり一般の患者様にはわかりにくいものです。こんな風に患者様が間違って来られても、なるべく嫌な顔をせずに対応したいものです。忙しい最中だとつい口調が冷たくなってしまいがちですが、こんな時こそ、ニッコリ笑って、患者様に分かり易く説明できるといいですよね。



診療時間と受付時間の謎

受付時間は何時?

以前からの膝痛がひどくなった夫が、近隣の整形外科を訪れた時の事。標榜診療時間が午後7時となっていたので、仕事を早めに切り上げてなんとかぎりぎりセーフで入ったようです。
「初めてなんですか・・・」と受付に保険証を呈示したところ、嫌な顔をされたようです。周りにまだ数人患者様も残っていたので、大丈夫だと思ったようですが、診療後に「次回からはもう少し早めに入ってくださいね。」と言われたとのことでした。
夫:「医療機関って、書いてある時間内に入ってるのに受付時間が過ぎてるとか言われて、よくわからんよなあ~。お前のところもそんな感じ?」
私:「うちのとこも、午後は18:30までってなってるけど、実のところ受付は18:00までだから、予約外の人は診療を断るか、夜間・早朝加算っていう費用が加算されますよ、よろしいですか。って聞いてから受付するから。」
夫:「なんやそれ!」
私:「とにかく、どこでも病院に行くときは、受付時間は何時までですか?って聞いてから行った方がいいよ。病院によって標榜時間と実際の診療受付時間って違うとこ多いから。」
夫:「?」
やはり、診療時間と受付時間の違いって、一般的にはわかりにくいようです。夫の疑問は当然です。利用する側からみると、診察時間内に入ったのに実は受付時間ってのがあって嫌な顔をされるなんて!っていう感じでしょう。

診療時間

当院では診療時間は次のようになっています。


ホームページにはその標榜時間の下にこう追記してあります。
【受付時間について】
診療時間の最終30分は予約患者のみの受付です。


受付時間

実際の受付時間は下記の通りです。

実際の受付開始時間もどこにも記載してありませんが、午前は8:30~、午後は3:30~となっています。いつも来られる患者様ならわかっていることですが、初めての人ならわかりませんよね。


問題点

この受付時間は診察券には記していません。なので時々患者様ともトラブルになりかけることもあります。スタッフ一同院長に、受付時間も診察券に入れて欲しいとお願いしたのですが、(医療機関によっては記載しているところもありますが)
院長曰く、厚生局に届けた時間帯を診察券、広告などには記すべきであるとのこと。受付時間については口頭、またはホームページで伝えていく方針であると。
確かにタウンページ等を見てみると、どこの医療機関も診療時間しか書いてありません。公的に届出をした診療時間しか書くべきではないという院長の意見と一致しています。


医師法 応招義務

医師法19条にこう規定してあります。
「診療に従事する医師は、診療治療の求めがあった場合には、正当な理由がなければ、これを拒んではいけない」
医療は元々倫理の上に成り立っているので、他の仕事と違って「時間だから終わり」のような言い訳が出来ない世界です。故に堂々と受付時間を前面に出すことは出来ないのかなあと思います。


患者様に誤解を招かないために出来ること

やはり、受付時間については口頭、若しくは院内掲示のみで、答え続けていくしかないのかもしれません。夜間・早朝等加算を算定する場合も、十分な説明が必要です。

実際、診療時間通りに受付をしていると、診療終了時間がかなり遅くなってしまいます。労基法に届け出た就業時間も過ぎてしまうでしょう。医療スタッフにも休憩は必要なのです。


夜間早朝等加算についてはこちらにも書いてあります。参考にどうぞ➡
夜間・早朝等加算について

これって、大病院病?

大企業病 


最近、世間を騒がせている、日産自動車の不正検査問題や神戸製鋼の性能データ隠蔽問題。両者共、大企業が故に蔓延する大企業病として問題視されています。どちらのケースにも言えることですが、以下のような傾向があるようです。


  • ルールに固執する体質

  • 社員が仕事の目的を考えなくなる

  • 自分の部門だけ集中し、視野が狭い

  • 現状維持が最優先

  • 形式的である、意思決定が遅い

  • クライアントではなく、上司や会社の顔色ばかり窺う


勿論、中小企業にも同じようなことが起こりうる可能性はあります。

では、医療機関ではどうでしょうか。大病院病?ってあるのでしょうか。大企業病は、病院ではいわゆる医療事故がそれに当たるのでしょうか。大学病院レベルでは、京大の700倍濃度の注射ミスなどは記憶に新しいところです。



大病院に物申す


医療事故とは違いますが、身近でも「これって大病院だからこそ起きるトラブルだよなあ~」といった出来事に遭遇しました。
実は、当院は診療所ですので、しばしば大病院さんから「診療情報提供依頼書」を依頼されることがあります。当院のかかりつけ患者様が、急きょ何らかの理由で病院受診をし、そこのドクターから当院のドクター宛に「現在何の病気でかかっているの?」「どんな診断で服薬状況はどうなの?」などと言った情報を教えて欲しいということで、診療情報提供依頼が送られてくるのです。
当然、当院の医師は懇切丁寧に現在の状況を記載し、速やかに病院に送っています。
しかし、先日届いた診療情報提供依頼は少し、状況が違いました。先方が尋ねてきた患者様は、当院のかかりつけ患者ではなく、単に1年前に1度だけ、風邪程度で当院を訪れた一見さん患者様だったのです。一度だけの来院で、加えて1年前のことですので当院から提供できる情報などほとんどありません。当然、当院は終了しているので、診療情報提供をしたところで、患者様から「診療情報提供料」を頂くわけにもいきません。(レセプトとして、情報提供書を算定するとしたら、初診になってしまい、患者を診ずして初診料を頂くわけにもいきませんしね。)
先方の病院から最近この手の診療情報提供依頼が増えていることもあり、当院の医師も少し合点がいかないようで、「本当にこんな情報いるのかなあ?私だったらこんな情報いらないよ。1年も前に終了してて、1回行っただけの診療所の情報なんていらないはず。状況確かめてみて。」と調査を依頼されました。
直接、送って来られた医師宛に問い合わせるわけにもいかず、先方の事務方に問い合わせてみたところ、電話オペレーター➡地域医療室➡医事課と電話をたらい回しされ、こんな答えが返ってきました。


病院:「当病院では、初診の患者様は、診察前にまず、かかりつけ医があるかどうか尋ね、ある場合は、診察前に『診療情報提供依頼の同意書』にサインをお願いします。その後診察になり、ドクターが必要ということであれば、その診療情報提供依頼を各病院医院に送ります。」
私:「それでは○○先生が必要ということで、送って来られたということですよね。」

病院:「はい、多分・・・そうだと思います。そういう流れになっていますので。」

どこかおかしくないですか?




この会話から見えてくる、おかしいなと思ったことは、以下の点です。


  • 診察前にまず、診療情報提供依頼にサインをもらうこと

  • 事務部門から診察に係わった看護師等に問い合わせをしないで、多分ですませること


小さなことですが、この病院ではこの流れが普通なんでしょう。先に同意書にサインをもらっておけば、すぐに事務部門で送信ができるからでしょうか。誰もそれに反対することもなく、うまく回っているのだと思います。たとえ捨てることになったとしても、とりあえずサインしてもらっちゃえっという感じでしょうか。


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私も以前病院に勤めていたこともあります。病院では各部門に分かれるのが普通の事。そうなると全体を見渡すことが出来なくなることもあります。もちろん、小さいところでも同じです。いつもしている仕事に時々、立ち止まって、「これでいいのかな」と疑問をもつことも大切だと考えます。


いざ!面談へ

秋の面談の季節です


先週から恒例の、院長とスタッフとの秋の面談が始まりました。私は幸か不幸か、スタッフの大トリ。明後日の予定です。個人面談ですので、個々それぞれ何を話したかは本当のところはわかりませんが、何分10名そこそこのスタッフですので、家族も同然。「院長にこんなこと言われた!」とか「ボーナスアップ迫りたかったけど言えなかった。」とかワイワイガヤガヤ、盛り上がる行事ごとです。面談を済ませていないのは残すところ私一人となってしまいましたので、自分の思いも勿論、年下のスタッフたちが言えなかったことも携えて、いざ、面談に臨みます。

面談で確認されること



  • 現状の仕事はどうか、困ったことや悩んでいることはないか

  • 仕事を続ける意思はあるか、働き方に(正社員かパートか等)変更希望はあるか

  • 家族の状況はどうか、育児や介護で働きにくい状況はないか

  • 自身の健康状態はどうか

  • 来季の目標は?

  • 今後の医院の方針について(院長から説明)


ざっとこんな内容です。小さなクリニックですので、普段の会話で大体、コミュニケーションは取れているのですが、公式に自身の思いを院長に伝える、年2回の貴重な時間です。漏らすことなく、伝えられるようにメモにまとめておきます。




前回の面談での成果


実は前回の面談で、院長に直訴したことがあります。前回の面談まで、私は朝の早出として、院長指示で、当日の検査の指示をカルテ入力していました。他の人は8:25分の朝のミーティングに間に合えば良かったのですが、私ともう1名だけその仕事のために15分早く出勤していました。

その早出に当然のように時間外手当はなく、なんだか不公平だよなあ~と内心不満に思っていました。私の大学時代の友人に社労士の友達がいたので、相談したところ、朝の早出は認められにくいとのこと。しかし、就業契約書に一文を入れてもらうとよいとのアドバイスを受け、早速院長に話してみました。

結果は驚くなかれ、認められたというか、なんというか。

院長曰く「今後は僕がやります。」とのこと。1年半ほど続いていた朝の早出はあっさりなくなった次第です。私としては早出が嫌なのではなく、早出に時間外手当をつけて欲しかったのですが、スタッフにお金を出すよりは院長自らやろうと思ったのでしょう。あっけない結末でした。しかし、あっさり早出が無くなったものの、私が今までしてきた朝の早出代は???すべて泡となりました。




アメリカ人の知り合いから学ぶ


先ほどの早出の件も実は、長い間、言いたくてもなかなか言えずにいました。何だか、院長に「お金をくれ~」と言っているみたいで、超日本人的な私としては、言い出しにくかったのです。そんな折、娘のアルバイト先のアメリカ人の方が(アメリカ人のお子さんに日本語を教える家庭教師をしています)、娘に初めてアルバイト代を渡すときこんなことを言ったそうです。

娘は家庭教師が終わると、その場でその日の報酬を現金で渡されました。初めてそのお金を受け取ったとき、お金が入っていた封筒を(封はしていない状態)、娘はそのまま中身を確かめずに鞄にいれたそうです。その時、そのアメリカ人の方からこう言われたそう。「中身はすぐに私の目の前で確かめて、契約の金額と間違いないかみてね。」と。

娘も私と似て超日本人的なところがあるので、最初は「封筒の中身を確認するなんて。」と思ったそうです。でも手当は労働の対価だから、確かめて当然と教わったそうです。

仕事は契約です。自分の労働に対価があるのは当然。私も娘からその話を聞いて、朝の早出の件を院長に直訴したという訳でした。




今回の面談に臨む


さて、今回は何を訴えましょうか。

当院の業務は患者様が多いこともあり、日中息つく暇がありません。院長は完璧主義で、そのうえ、スタッフの人数が少ないので、エキスパート級のスタッフの腕(質)が頼り。業務量(患者数)は増えるばかりで、質を高めることばかり追求される毎日。今は慣れたスタッフばかりで、なんとかこなせるのですが、スタッフの入れ替わりがあった場合、おそらくここの職場で一人前になるのに苦労するのは目に見えています。

もう少し、業務の簡略化を求めるか、それが無理ならスタッフへの報酬を上げて欲しいと訴えたいと思ってはいるのですが・・・さてさて。いざ決戦です!




まとめ


クリニックの経営はシビアです。院長は医師でもあり、経営者でもあり、両方の目で私たちスタッフをジャッジします。院長自らの直接雇用のため、自分の意見がストレートに通る良い面もありますが、裏を返せばストレートに批判される場でもあります。手綱を引き締めて面談に臨みたいと思います。

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なつこ

Author:なつこ
某クリニックの医療事務をしております「なつこ」と申します。
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平成30年度診療報酬に向けて日々学習していきますね。

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