いざ!面談へ

秋の面談の季節です


先週から恒例の、院長とスタッフとの秋の面談が始まりました。私は幸か不幸か、スタッフの大トリ。明後日の予定です。個人面談ですので、個々それぞれ何を話したかは本当のところはわかりませんが、何分10名そこそこのスタッフですので、家族も同然。「院長にこんなこと言われた!」とか「ボーナスアップ迫りたかったけど言えなかった。」とかワイワイガヤガヤ、盛り上がる行事ごとです。面談を済ませていないのは残すところ私一人となってしまいましたので、自分の思いも勿論、年下のスタッフたちが言えなかったことも携えて、いざ、面談に臨みます。

面談で確認されること



  • 現状の仕事はどうか、困ったことや悩んでいることはないか

  • 仕事を続ける意思はあるか、働き方に(正社員かパートか等)変更希望はあるか

  • 家族の状況はどうか、育児や介護で働きにくい状況はないか

  • 自身の健康状態はどうか

  • 来季の目標は?

  • 今後の医院の方針について(院長から説明)


ざっとこんな内容です。小さなクリニックですので、普段の会話で大体、コミュニケーションは取れているのですが、公式に自身の思いを院長に伝える、年2回の貴重な時間です。漏らすことなく、伝えられるようにメモにまとめておきます。




前回の面談での成果


実は前回の面談で、院長に直訴したことがあります。前回の面談まで、私は朝の早出として、院長指示で、当日の検査の指示をカルテ入力していました。他の人は8:25分の朝のミーティングに間に合えば良かったのですが、私ともう1名だけその仕事のために15分早く出勤していました。

その早出に当然のように時間外手当はなく、なんだか不公平だよなあ~と内心不満に思っていました。私の大学時代の友人に社労士の友達がいたので、相談したところ、朝の早出は認められにくいとのこと。しかし、就業契約書に一文を入れてもらうとよいとのアドバイスを受け、早速院長に話してみました。

結果は驚くなかれ、認められたというか、なんというか。

院長曰く「今後は僕がやります。」とのこと。1年半ほど続いていた朝の早出はあっさりなくなった次第です。私としては早出が嫌なのではなく、早出に時間外手当をつけて欲しかったのですが、スタッフにお金を出すよりは院長自らやろうと思ったのでしょう。あっけない結末でした。しかし、あっさり早出が無くなったものの、私が今までしてきた朝の早出代は???すべて泡となりました。




アメリカ人の知り合いから学ぶ


先ほどの早出の件も実は、長い間、言いたくてもなかなか言えずにいました。何だか、院長に「お金をくれ~」と言っているみたいで、超日本人的な私としては、言い出しにくかったのです。そんな折、娘のアルバイト先のアメリカ人の方が(アメリカ人のお子さんに日本語を教える家庭教師をしています)、娘に初めてアルバイト代を渡すときこんなことを言ったそうです。

娘は家庭教師が終わると、その場でその日の報酬を現金で渡されました。初めてそのお金を受け取ったとき、お金が入っていた封筒を(封はしていない状態)、娘はそのまま中身を確かめずに鞄にいれたそうです。その時、そのアメリカ人の方からこう言われたそう。「中身はすぐに私の目の前で確かめて、契約の金額と間違いないかみてね。」と。

娘も私と似て超日本人的なところがあるので、最初は「封筒の中身を確認するなんて。」と思ったそうです。でも手当は労働の対価だから、確かめて当然と教わったそうです。

仕事は契約です。自分の労働に対価があるのは当然。私も娘からその話を聞いて、朝の早出の件を院長に直訴したという訳でした。




今回の面談に臨む


さて、今回は何を訴えましょうか。

当院の業務は患者様が多いこともあり、日中息つく暇がありません。院長は完璧主義で、そのうえ、スタッフの人数が少ないので、エキスパート級のスタッフの腕(質)が頼り。業務量(患者数)は増えるばかりで、質を高めることばかり追求される毎日。今は慣れたスタッフばかりで、なんとかこなせるのですが、スタッフの入れ替わりがあった場合、おそらくここの職場で一人前になるのに苦労するのは目に見えています。

もう少し、業務の簡略化を求めるか、それが無理ならスタッフへの報酬を上げて欲しいと訴えたいと思ってはいるのですが・・・さてさて。いざ決戦です!




まとめ


クリニックの経営はシビアです。院長は医師でもあり、経営者でもあり、両方の目で私たちスタッフをジャッジします。院長自らの直接雇用のため、自分の意見がストレートに通る良い面もありますが、裏を返せばストレートに批判される場でもあります。手綱を引き締めて面談に臨みたいと思います。

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個人面談

上半期終わりの個人面談が始まりました。クリニックですので、従業員は10人程度。人数が少ないので、スタッフ一同、家族同然の仲です。普段から言いたいことは院長に直談判しています。が・・・

やはり面談となるとそれぞれ思うことがあるようで、せっかくの機会ですし、普段言えないこと、皆には聞かせられないこと、それぞれ心に秘めているようです。


個人面談の内容


1.就業契約内容の確認  
 
就業契約書に基づき、契約内容の確認をします。就業規則の変更点などは、院長からその場で伝えられます。

2.半期の業務目標達成度について

半年ごとに個人の目標を提出していますので、それが達成されているのかどうか、確認します。ちなみに上半期の私の目標は、医師事務作業補助者の育成でした。それまで私一人が医師事務作業補助者でしたので、私の休みが取りにくいということもあり、半年間後輩の育成に努めました。さて院長の評価はいかなるものか。楽しみです。


3.現在の問題点

現在抱えている仕事、クリニックの業務について問題点を提起します。
前回は、私の朝の「検査出し業務」について院長に質問をしました。他のスタッフより15分から30分早めに来ての特殊業務は、手当の範囲には入らないのかと。実はかなり以前からこの朝業務については不満を持っていて、(手当がつかない!)私の学生時代からの社労士の友人に聞いてみたところ、実際、朝の早出業務は時間外として給与が発生しないことがほとんどだとか。

念のため、私の契約書を見てもらったところ、やはり業務として手当を発生させるためには、直接雇用者と話し合いをして、契約書にその一文を付け加えてもらった方がいい。とのアドバイスを受けて、交渉してみたわけです。

院長の答えは驚くべきかな、「それならその業務は自分でやります。」との回答で、今期からは朝の早出業務は院長の仕事です。スタッフに余計な賃金を払うくらいなら自分でやろうと思ったのでしょうか。

「今までの分はどうなるんだ!」と少し納得のいかない結果ではありましたが、その後は朝の早出が無くなって快適です。朝の30分は貴重ですからね。

4.下半期の目標

下半期の目標は、「平成30年度診療報酬改定に向けての下準備」にしようと思っています。2年前の改正の時に、クリニックとはこんなにも孤独で自分達だけで備えなければならないのかと、直前になって苦労したことが思い出されます。次の改正は、介護と医療の同時改正。診療報酬でも在宅医療は私の苦手のするところ。現在の制度を理解してこそ、次の改正に備えられるというもの。まずは現在の診療報酬をしっかり把握し、同時に事務スタッフ全員の学習会を充実させ、全員で来るべき改定に備えられるようしっかり勉強したいと思っています。

あと一つは「有給休暇を取る」です。今まで1年に数回、どうしようもないような理由の時だけ、家族の病気など(自分の病気の時は、休めません。数種類の薬が院長から処方されますが・・・)休んでいたのが実情です。でも今期からは、しっかり休めるところは、休んでいこうと思っています。主任の私が休まないと、後輩たちも取りにくいですしね。


5.院長への希望

賞与のアップを交渉しようと思います。当然クリニックですので、労働組合なるものは存在しません。給与、賞与水準は経営者の思いのツボ。良くも悪くもあと少し、給与、せめて賞与だけでも現在の×1➡×1.2~1.3へアップしてもらえるよう希望したいと思っています。



個人面談のタブー


前回同僚のスタッフが、私と同じように業務について、不満を言った時、院長から出た衝撃の一言。「給料下げるよ」でした。そのことをあとから同僚に聞いて、怒り心頭。それって完全にパワハラですよね。残念ながらその時の面談の様子は同僚からの報告だけで、密室での出来事上、証拠がなく、闇に紛れてしまったわけですが、何かこちらから交渉する時は、録音するのも有りですね。「今日の面談内容は、録音させて頂きます」と断って、さりげなくスマホを机上に置いたら面談開始。経営者は決して違法になることは言わずに、交渉がうまくいくかもしれません。



まとめ


本来、従業員と経営者が腹を割って話をし、業務改善に努めるための面談。世間話ではなく、正式に自分の意見が通る唯一の場です。言葉を持ってしないと、自分の思いは通じません。働き方改革、自分で交渉しましょう。

難しい言葉

これって、日常語?



お医者さんって、何故か難しい言葉使うなあ~って思いませんか?
当院のドクターも同じ。一度、担当医師に言ってみたことがあります。
「先生の言葉って、難しいですよね。」
「えっ?そう。普通だよ。」とバッサリ切り捨てられました。
私としては、診察中に「そんな難しい言葉で、患者様に話をしてもわかってないよ。」ってことが言いたかったのですが、伝わらなかったようです。確かに医学用語は分かりにくいだろうと、なるべく一般的な言葉で話されてますものね。頭頂葉を「頭の上の部分」とか拡張期血圧を「下の血圧」とかって言い換えたりしてね。先生にしてみれば、なるべく平易に患者様に説明しようとされてるのもよくわかってるんです。
その上で、全体的に言葉自体が難しいよって言いたかったんですけどね。先生にしてみれば、本当に極々普通の会話言葉だから、理解出来ないことが理解出来ないのでしょう。
みなさんは、この言葉分かりますか?

例題


耳できいたとして、すぐに意味を理解出来ますか?



  1. 「血糖値がぜんぞうしていますよ。」

  2. こうあつやくを出しときますね。」

  3. 「症状がとんざしています。」

  4. 「前回の薬がちょこうしていますね。」

  5. 「まだ、りだつするのは、厳しいですね。」

  6. 「症状がさいねんしたら、来て下さい。」

  7. 「よかったですね。この薬がそうこうしていますね。継続しましょう。」


解答



  1. 漸増  (段々と、増えること。反対語は漸減。)

  2. 降圧薬(血圧を下げる薬のこと。普通、血圧の薬と言うと、血圧を下げる為のものです。時に血圧が下がり過ぎないようにする薬もあります。)

  3. 頓挫(勢いが急に弱まること)

  4. 著効(優れた効きめ)

  5. 離脱(ある状態から抜け出すこと)

  6. 再燃(再発すること、再び燃え上がること)

  7. 奏功(目標どおりの成果が上がること)


まとめ




いかがでしたか?文字で書いてあればわかる言葉も、耳で聞くとかなり難しく感じる言葉ってありますよね。患者様の中には、耳の遠い方もいらっしゃいますし、その方々に応じた会話を心がけたいものです。でもドクターが難しい言葉を使うのは、一種ステータスのようなところもありますよね。立派な人に立派な言葉をかけて頂いたと感じ、かえって有り難く感じることもあります。ドクターが難しい言葉で話された内容を理解出来ていない様子が見られたら、周りのスタッフがさり気なくフォローをしてあげられる心遣いが大切ですね。

Faxの誤送信について

FAX送信手順


盆明け早々、事件が起きました。
訪問看護ステーションからの報告書がファックスで届きました。患者名、住所、生年月日、現在の症状が明記されているもので、当院の医師にその報告に対する返信をファックスで送り返して欲しいという内容のものでした。別段、特別な文書でもなく、以前からそのようなファックスはあちらこちらの訪問看護ステーションや施設などから届くものでしたので、通常通り、医師の意見を書いて頂いてから、ファックスで送り返す作業をしました。
当然ファックスで送る際は、間違いがないように工夫をしています。手順は以下の通りです。

  1. ファックスをファックス送信器機にセットする

  2. 1番目の操作者がファックス番号を押す

  3. 2番目の確認者が2で押したファックス番号が間違ってないか再度目視で確かめる

  4. 間違いがなければ、送信をする

  5. 送信した記録をファックス送信ノートに操作者・確認者の名前入りで記録する

  6. 送信した後、無事に送信されたか確認をするために、電話でファックス到着確認をする


今日もこの手順で無事、ファックス作業を終了するはずでした。


FAX番号ミスプリント


上記手順の5番までは無事終了したのですが、6の電話確認の段階で手順通り、訪問看護ステーションに電話を入れたところ、ファックスが到着していないとのこと。???となってしまった訳です。ファックス番号は間違いのないように二人の目で確認して送っています。念のため、ファックス番号を再度問合せてみたところ、なんと、ファックス番号が違っているではないですか!!!先方の訪問看護ステーションのファックス番号のミスプリントでした。では、あのファックスはどこに送信されたのでしょうか?個人情報満載のペーパーです。どこに届いたのか、誰に届いたのか確認して、謝罪し破棄して頂かなければなりません。慌てて間違って送ったファックス番号に電話してみると、「ピーヒュルヒュル」というファックスを迎え入れる音がむなしく響くだけ。その後何度も同じ番号に電話をしてみましたが、(家庭用ファックスだとしたら、電話とファックスが同じ番号だと思われるので)やはり繋がることはありませんでした。

仕方なく、間違った送信先には、再度ファックスで、誤送信を詫び、文書の破棄をお願いする内容のものを送りました。それから、ミスプリントをした訪問看護ステーションから、患者様に名前入りの文書を誤送信した旨を謝罪していただくよう、お願いしました。


対策


このように万全を期していると思っていても、ファックス番号を間違えてしまうことは今後も起こってくる可能性があります。当院の院長に相談をし、以後このようなことがないように対策を立てました。


  1. 訪問看護ステーション、及び施設には、なるべく患者様の診察日にご同行願い、報告や対策を診察時に一緒に聞いて頂くこととする。

  2. ご同行頂けない場合は、なるべく急ぎでなければ、郵便を利用してもらう。

  3. どうしてもファックスを利用しなければならない時は、正しいファックス番号を記載して頂くのはもちろんであるが、文書の患者名をイニシャルにし、他者には個人を特定できにくくする。ファックス到着確認の電話の折に、文書内のイニシャルが誰であるか口頭で伝えることとする。


まとめ


最近、このような医師に問い合わせをしたり、確認したりする際の文書が増えています。このようにファックスで送信されてくるもの、郵便、メール、電話など様々な方法で医師に連絡をとってきます。訪問看護ステーションだけではなく、各施設、薬局など、文書のやりとりは増える一方です。今後は益々、医療・介護・薬局が連絡を取り合い連携をとる方向へと向かっていきます。その前段階として、各関係者がスムーズに正確に連絡を取り合えるルートを確保することが重要だと思います。



MRさん


MRさんって


病院には様々な製薬会社の方が、やってきます。なんとか新しい薬を使ってもらえないかと、医師の元を足しげく訪れます。いわゆる医薬品の営業マン。

正確にはMR(Medical representative)。医薬品の適正使用のために医療従事者を訪問することなどにより、医薬品の品質・有効性・安全性などに関する情報の提供、収集、伝達を主な業務として行うもののことを言います。

病院に勤めていた頃は、医局の周りを束になってウロウロしているスーツ姿の団体を、一体何をする人ぞ?と不思議に思っていました。医師が現れると、ペコペコ頭を下げてついて回る姿に営業の大変さを垣間見たものです。

診療所勤めに替わってからは、MRさんと身近に言葉を交わす機会が増えてきました。今日は医師とMRさんの関係について話します。


面談の約束


当院では、MRさんが、医師と話しをするための時間帯が設けてあります。

具体的には月曜日 金曜日の午前と午後の診察の間。1日に3社のみ(1社10分程度)

その予約枠の管理も、医療事務員の仕事です。病院でいうと、医療秘書の仕事をも事務スタッフが兼ねている感じですかね。予約枠のスケジュール管理、MRさんとの接待もすべて事務スタッフの仕事のひとつ。午前の診察が終わっても、MRさんの来られる日は、輪番制で接待にあたります。

この少ない枠を巡って、様々な製薬会社の方が来られるので、予約は3か月先までいっぱいになっています。


MRと医師の会話


面談当日、予約枠をゲットできたMRさんは、その短い10分の時間でなんとか自社製品の売り込みを図ろうと、あの手この手を使って営業を行っています。

医師の好みを調べあげている方。

自分のことをネタに医師の気分を盛り立てる方。

パンフレット、サンプルを手土産に手渡す方。

タブレット端末片手に説明する方。

医師との会話が弾めば、新薬を導入してもらえるので、彼らも必死なのが伝わってきます。


MRの商品説明会


めでたく、面談時に医師との会話がうまく成立すると、次の段階に進むことが出来ます。それが商品説明会。これは一か月に1枠のみ。木曜日の診察終了後に医師・スタッフ全員の前で、詳細な商品説明会を挙行できるのです。

商品説明会の枠をゲット出来たMRさんは、いつもより大人数で来院し、プロジェクターを携え、医薬品のサンプル、パンフレットを用いて商品説明会を行います。

パンフレットの中には、必ず、ボールペンやメモ用紙など、事務スタッフにとって嬉しいお土産もついているので、仕事でのボールペンには事欠きません。

更に嬉しいことには、商品説明時に、スタッフ全員にお弁当とお茶を用意して下さいます。お弁当に関しては、「どこぞの料亭で予約したの?」っていうほどの豪華なお弁当(多分3000円以上はするかな)が用意されるので、別名お弁当会と呼ばれています。当然、その日はおなか一杯になるのがわかっているので、朝ごはんを抜いて出勤するぐらいです。初めてこの恩恵に預かった時は、お弁当の豪華さに「なんて、診療所のスタッフは幸せなの!病院をやめて良かった!」と感動しました。

MRさんにしてみれば、スタッフの胃袋をがちっと掴んで、医師とのパイプを強めておきたいとの意向でしょう。まあもちろん経費でしょうしね。


新薬の導入後


めでたく、面談➡商品説明会を経て、医師に認められると新薬を導入することが出来るようになります。やっと会社と顔と名前が一致する頃には、次の担当者に替わっていくのが常です。印象として、1年で担当が替わっているのでは?という感じです。医師との癒着が強くなる前に、担当替えがあるのでしょうかね。

何しろ、営業職は本当に大変そうです。暑い日も寒い日もじっと医師の機嫌を伺い、ライバル会社の動向を伺いと。私の息子も他業界の営業職をしているので、若い新人MRさんが来られた時は、息子と姿がダブり、つい「がんばれ!」と応援したくなります。


まとめ


そんなこんなで我が家にもMRさんから頂いたボールペンが沢山あります。どれもこれも、社名や商品名が入っているのですが、書きやすいものが多いので実に助かっています。新薬の情報もいち早く耳に入りますし、おまけに普段食べたことのない豪華お弁当が頂けるので、MRさんには感謝感謝。

今日も暑い中、頑張って下さいね。

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Author:なつこ
某クリニックの医療事務をしております「なつこ」と申します。
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