Faxの誤送信について

FAX送信手順


盆明け早々、事件が起きました。
訪問看護ステーションからの報告書がファックスで届きました。患者名、住所、生年月日、現在の症状が明記されているもので、当院の医師にその報告に対する返信をファックスで送り返して欲しいという内容のものでした。別段、特別な文書でもなく、以前からそのようなファックスはあちらこちらの訪問看護ステーションや施設などから届くものでしたので、通常通り、医師の意見を書いて頂いてから、ファックスで送り返す作業をしました。
当然ファックスで送る際は、間違いがないように工夫をしています。手順は以下の通りです。

  1. ファックスをファックス送信器機にセットする

  2. 1番目の操作者がファックス番号を押す

  3. 2番目の確認者が2で押したファックス番号が間違ってないか再度目視で確かめる

  4. 間違いがなければ、送信をする

  5. 送信した記録をファックス送信ノートに操作者・確認者の名前入りで記録する

  6. 送信した後、無事に送信されたか確認をするために、電話でファックス到着確認をする


今日もこの手順で無事、ファックス作業を終了するはずでした。


FAX番号ミスプリント


上記手順の5番までは無事終了したのですが、6の電話確認の段階で手順通り、訪問看護ステーションに電話を入れたところ、ファックスが到着していないとのこと。???となってしまった訳です。ファックス番号は間違いのないように二人の目で確認して送っています。念のため、ファックス番号を再度問合せてみたところ、なんと、ファックス番号が違っているではないですか!!!先方の訪問看護ステーションのファックス番号のミスプリントでした。では、あのファックスはどこに送信されたのでしょうか?個人情報満載のペーパーです。どこに届いたのか、誰に届いたのか確認して、謝罪し破棄して頂かなければなりません。慌てて間違って送ったファックス番号に電話してみると、「ピーヒュルヒュル」というファックスを迎え入れる音がむなしく響くだけ。その後何度も同じ番号に電話をしてみましたが、(家庭用ファックスだとしたら、電話とファックスが同じ番号だと思われるので)やはり繋がることはありませんでした。

仕方なく、間違った送信先には、再度ファックスで、誤送信を詫び、文書の破棄をお願いする内容のものを送りました。それから、ミスプリントをした訪問看護ステーションから、患者様に名前入りの文書を誤送信した旨を謝罪していただくよう、お願いしました。


対策


このように万全を期していると思っていても、ファックス番号を間違えてしまうことは今後も起こってくる可能性があります。当院の院長に相談をし、以後このようなことがないように対策を立てました。


  1. 訪問看護ステーション、及び施設には、なるべく患者様の診察日にご同行願い、報告や対策を診察時に一緒に聞いて頂くこととする。

  2. ご同行頂けない場合は、なるべく急ぎでなければ、郵便を利用してもらう。

  3. どうしてもファックスを利用しなければならない時は、正しいファックス番号を記載して頂くのはもちろんであるが、文書の患者名をイニシャルにし、他者には個人を特定できにくくする。ファックス到着確認の電話の折に、文書内のイニシャルが誰であるか口頭で伝えることとする。


まとめ


最近、このような医師に問い合わせをしたり、確認したりする際の文書が増えています。このようにファックスで送信されてくるもの、郵便、メール、電話など様々な方法で医師に連絡をとってきます。訪問看護ステーションだけではなく、各施設、薬局など、文書のやりとりは増える一方です。今後は益々、医療・介護・薬局が連絡を取り合い連携をとる方向へと向かっていきます。その前段階として、各関係者がスムーズに正確に連絡を取り合えるルートを確保することが重要だと思います。



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