医師事務作業補助者 院外文書の書き方マナー

文書を頼まれる

医師事務作業補助者の仕事の一つに医師から対外的な文書を頼まれることがあります。
「大体こんな内容で下書きしといて。」
医師は忙しいですので、そういった業務は近くにいる医師事務作業補助者に指示を出すこともよくあることです。ビジネス文書を書くには一定の決まり事があります。簡単にこの手の文書が作れるようになると重宝がられること間違いなしです。


取引文書と儀礼文書

取引文書

  • 横書きが基本
  • 業務の内容について表題をまず書く
  • 始めに前付(文書の最初に発信日・受信者名・発信者名)を書く
  • 頭語(拝啓、前略など前文主文末文結語(敬具、草々など)で構成する

儀礼文書

  • 縦書きが基本
  • 案内状を除き、表題はつけない
  • 縦書きでは発信日・受信者名・発信者名は最後に後付けとして書


文書のたたみ方

  • 文書は3つ折りが基本
  • 文書の上部が上に重なるようにたたみ、開けた時にすぐ読み出せるようにする




封筒の選び方

A4サイズの文書なら、封筒は洋長3形、B5サイズなら洋長4形を選ぶ


封入の仕方

  • 縦の封筒の場合、輪が右側
  • 横の封筒の場合、輪が上側



まとめ

ビジネス文書には基本があります。どんなに心を込めて書いても形式を外れると相手に失礼になることもありますので、十分注意します。医師事務作業補助者の場合、医師に頼まれて文書を書くことが増えます。医師は結構、こういったビジネスの基本は知らないもの。基本をしっかり身に付けて、しっかり補佐できるようにしましょう。


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