医師事務作業補助者の重要性

骨粗しょう症薬と抜歯

先日の診察時の話です。いつも一人で診察を受けに来られる、難聴の高齢女性の方が、その日はお孫さんと一緒に来院されました。
お孫さん:「先生、うちのおばあちゃん、骨の薬って飲んでるんですか?抜歯をした後の治りが悪くて、口腔外科を紹介されたんですが、『骨粗しょう症の薬をのんだまま、抜歯をしたのが原因かもですね。』と言われてしまって。」
医師:「抜歯されたんですか。初めて聞きましたよ。確かにフォサマックという骨の薬をいつも処方していますよ。抜歯をした歯医者さんには、そのことを言われなかったのですか?」
お孫さん:「おばあちゃん、骨の薬を飲んでるかどうかも知らなかったみたいで。歯医者さんに聞かれてもわからなかったみたいで、そのまま薬を飲み続けたまま抜歯したみたいんなんです。」
どうもこの患者様。歯科で抜歯をする際に、お薬手帳を見せずにか、歯科医師の意図がわからなかったのか、フォサマックを服用したまま抜歯したようです。抜歯後の修復が悪く、その後口腔外科を紹介された様子。危うく顎骨壊死を起こしかけたようでした。

原因と対策

ここで問題なのは、何故このようなことが起きてしまったか。ということ。
  • 患者様が自分の服用している薬を把握していなかった
  • 家族がいつも薬の管理・診察など、関心を払っていなかった
  • 歯科医が抜歯前に服用している薬について、患者様の話だけを聞いて納得し、かかりつけ医に問い合わせをしなかった
  • かかりつけ医が診察時に抜歯することを聞き出せなかった
このように高齢の方で一人で診察を受けに来られる場合は、しばしこのようなケースが生じます。今回は幸いにも、大事に至る一歩手前でしたが、薬に関するトラブルは診察室で起こりがちです。
「そんなの医師の責任だし~」
確かに薬に関しては処方した医師の責任下ですが、その医師の一番身近にいて、診察室の現場にいるのは医師事務作業補助者の貴方。知識こそ浅いですが、何かおかしいと感じるチャンスを捉えることが出来るのは、医師事務作業補助者なのです。

医師事務作業補助者の重要性

私は、医師事務作業補助者だけが、診察室を冷静に見渡すことが出来る番人だと考えています。

医師は自分の思いで診察を推し進めようとする場合もありますし、看護師は処置等で現場を離れることもあります。医療事務員はカルテを通じてしか現場の状況はわかりません。

唯一、診察室での医師のミスを指摘できる存在。

私はそれが医師事務作業補助者だと思っています。カルテの隅々まで見渡し、患者様と医師の会話に耳を傾けて、何かおかしなことはないか。隈なくチェックするのです。

  • 「先生、患者さん、本当はこんなことを言いたかったのでは。」
  • 「この方の息子さんはいつもこちらに来られている○○さんですよ。」
  • 「この方、緑内障があります。処方大丈夫ですか?」
  • 「去年の同じ症状にこの抗生剤、効かなかったようです。」
などなど。特に薬に対して何かコメントすると医師に失礼と思われがちですが、私は浅はかな自分の知識をすべて集めて、おかしいと思ったことは臆せず先生に尋ねてみることにしています。


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医師事務作業補助者はやっと最近になって、あちらこちらで見かけるようになりましたが、電子カルテ入力が速いだけでは務まりません。医療事務の知識を持っているものが、診察室現場にいると、新たな算定に気付くこともあります。
「あっ。今の先生の話って肝炎指導料取れるんじゃない?」って気付いたり。
特定疾患の患者様の診察で「先生、今日のその処方は54の保険使用されますか?」と質問出来たり。
算定と医療知識。幅広い勉強が必要な仕事です。

医師事務作業補助者 封筒の書き方(和封筒)

封筒書きにもルールあり

前回院外文書について書きました。➡院外文書の書き方

実は封筒を書くにも一定のルールがあります。何気なく書いている封筒にも、ビジネスにおいては、失礼にならない基本があります。
今日はそのルールをひとつづつ解説です。


和封筒の表書き

  1. 約1cmあける
  2. 1文字くらいあけるとよい
  3. 住所より1文字下げて書く
  4. 肩書はやや小さめに書く
  5. 肩書と名前の間は、半文字あける
  6. 名前はやや大きめに。左右中央に来るように書く
  7. 切手はまっすぐにする
  8. 切手と郵便番号は高さをそろえる


和封筒の裏書

  1. 郵便番号を書く
  2. 日付はこのあたりに書く
  3. 斜めに下がるように住所、会社名、氏名を書いていく
  4. 社名より2文字くらい下げて書く


横書きにする場合

  1. 約1cmあける
  2. 住所は区切りのよいところから2行に分けて書く
  3. 1行目より1文字下げて書く
  4. 郵便番号と住所の間は半文字あける
  5. 斜めに下がるように書いていく
  6. 住所・氏名は裏面右下でもよい
  7. 切手と郵便番号は頭をそろえる


まとめ

院外文書と同じく、封筒を正しいルールで書くのは結構難しいです。院内に届けられる封筒を見てみても中々正しく書けているものは少ないですね。実のところ、手書きで書いてあるものはかなり少ないですけど。
認知症機能検査の中に、ADASという検査があります。その中で文書を封筒に入れ、封筒の表書き、裏書をする検査もあります。認知症が低下してくると封筒が書けなかったり、文書を折りたたんで封入することも難しくなってくるので、その状態を見極めて認知機能の度合いをチェックするのです。
認知機能検査に封筒書きがあるのは、現役世代に出来て当然であったと認識されているため。今のうちにしっかり基本を頭にたたきこみましょう。

医師事務作業補助者 院外文書の書き方マナー

文書を頼まれる

医師事務作業補助者の仕事の一つに医師から対外的な文書を頼まれることがあります。
「大体こんな内容で下書きしといて。」
医師は忙しいですので、そういった業務は近くにいる医師事務作業補助者に指示を出すこともよくあることです。ビジネス文書を書くには一定の決まり事があります。簡単にこの手の文書が作れるようになると重宝がられること間違いなしです。


取引文書と儀礼文書

取引文書

  • 横書きが基本
  • 業務の内容について表題をまず書く
  • 始めに前付(文書の最初に発信日・受信者名・発信者名)を書く
  • 頭語(拝啓、前略など前文主文末文結語(敬具、草々など)で構成する

儀礼文書

  • 縦書きが基本
  • 案内状を除き、表題はつけない
  • 縦書きでは発信日・受信者名・発信者名は最後に後付けとして書


文書のたたみ方

  • 文書は3つ折りが基本
  • 文書の上部が上に重なるようにたたみ、開けた時にすぐ読み出せるようにする




封筒の選び方

A4サイズの文書なら、封筒は洋長3形、B5サイズなら洋長4形を選ぶ


封入の仕方

  • 縦の封筒の場合、輪が右側
  • 横の封筒の場合、輪が上側



まとめ

ビジネス文書には基本があります。どんなに心を込めて書いても形式を外れると相手に失礼になることもありますので、十分注意します。医師事務作業補助者の場合、医師に頼まれて文書を書くことが増えます。医師は結構、こういったビジネスの基本は知らないもの。基本をしっかり身に付けて、しっかり補佐できるようにしましょう。


医師事務作業補助者の仕事 主治医意見書

皆さま、毎日の業務お疲れ様です。医師事務作業補助者の仕事には、2つの大きな柱となる仕事があります。1つ目は、電子カルテの代行入力。そして2つ目は、各種文書の代行作成です。今日は主治医意見書の作成をしてみましょう。

主治医意見書

先日、主治医意見書についてブログを書きました。
主治医意見書
主治医意見書作成料
今日は実際の主治医意見書の書き方を解説します。
医師事務作業補助者の方でしたら、実際に書いてみることもあるでしょうし、医療事務の方も書いたものを抜けがないか、間違いがないか確認することもあると思います。まずはカルテを参照しながら実際に書いてみましょう。


主治医意見書の書き方





申請者、生年月日、年齢、性別、住所、連絡先は楷書で正確に記載する。

②③④
は、カルテを参照し、経過や投薬内容を記載する。経過が長く複雑な場合は、要点をまとめて記載する。
*診療記録より作成できない場合は、医師の指示のもと記載します。

⑤⑥⑦
は、介護記録や訪問看護ステーションなどからの記録から記載する。
参照するものがない場合は、バーセルインデックス(BI)、バイタリティーインデックス(VI)などを家族から聞き取り、参考にするのも良い。
*バーセルインデックス、バイタリティーインデックスとは・・・以下のような機能的評価や意欲の指標を見極めるもの

⑧最後に、医師による確認(医師の直筆)➡重要です!


まとめ

「新規」の場合は、カルテを参照し、一から書く必要がありますが、「更新」の場合は前回書いたものを参考に現在の相違点のみ修正して書くことが殆どです。

市町村から添付用紙に書くよう書面が送られてきますが(市町村によって用紙の内容、スタイルに若干の違いはあります)、実際の医療現場では、その用紙にペンで書くのではなく、電子カルテや、パソコンのテンプレートをあらかじめ用意して、コンピューター内でコピーや修正を行い印刷をします。


実際の流れとしてはこんな感じです。

1、医師事務作業補助者がパソコン(電子カルテ)内のテンプレートに記載する

2、医師が確認をし、印刷したものに、サインをする

3、医事課の事務員に手渡し、書類の最終点検をし、同時に請求事務を行う


まずはカルテを読めるようになること。それが書くための必須条件です。



医師事務作業補助者 タイピング力アップの裏技

医師事務作業補助への道


当院では医師事務作業補助者として正式に仕事をしているのは、私一人です。しかし、それでは私が都合で休んだ場合など困ることも多いので、昨年度から後輩たち全員に順番で医師事務作業補助者の仕事を教えています。

優秀な後輩たちですので、すぐに仕事のコツを覚えてくれて、今は週に数回、私と仕事をチェンジ出来る程に成長してくれました。

医師事務作業補助者の仕事は各ドクターによって、要望する点が違うので一概には言えませんが、電子カルテ入力が基本。一にも二にも、正確に素早いタイピング技術が求められます。


私がタイピングを覚えた時の話


実は私が初めてタイピングを経験したのは、大学時代の事です。当時は、まだパソコンが世間一般には普及しておらず、ワープロなるものが(一太郎、Lotusの時代です)わずかに、電気屋さんに出回り始めた頃でした。

そんな時代でしたので、タイピングを覚えたのは英文タイプの授業でのことです。とにかく厳しい教授で単位を取るために、1分間に80文字を打てないと単位が取れず、課題の英文レターを作成するために足しげくタイプ室に通ったものです。

しかし、その時厳しく教えてもらったお陰で、今でもパソコン世代の子供達にさえ、負けることはありません。

タイピングを正しく素早く打つためにはやはり基本が大切なのです。




正しいホームポジション


まずは指の位置を覚えます。自己流は後々、スピートに差が生まれてきます。

左手小指から[A][S][D][F]

右手小指から[:][L][K][J]

常にこのホームポジションに軽く指をのせ、そこから上下にのぼりおりしながら、タッチしていきます。




ホームポジションを覚えたら、その他のキーを全て指に覚え込ませます。

今まで間違った指使いをしていた人も、この指の位置を無理やりでも覚え込ませましょう。一度覚えてしまうと、特に数字はテンキーを利用するより早く打てるようになります。





地道にタイピング練習あるのみ


指の位置を覚えたら、あとは練習あるのみ。ネットで検索するとたくさん無料でタイピング練習が出来るホームページがあります。ちなみに私は➡腕前レベルチェックで【S】でした!みなさんもやってみてね。




聞き取りをしながらタイピング


医師事務作業補助者としてのタイピングの腕を上げるには、テキストを打つだけでなく、人の話を聞いてタイピングする技術が必要になります。電子カルテに患者様の訴えを聞きながら、打ち込んでいく必要もあるためです。
例えば好きな歌とかを聞きながら、それを打ち込んでいく練習をしましょう。🎶
音楽のスピードに合わせて打ち込めるようになれば、もうドクタークラークとしてはトップ中のトップになれること間違いなしです。


まとめ


「なーんだ。裏技っていったって、結局練習するしかないんだね。」って思わせてしまったらすみません。ただ、練習するのではなく、ホームポジション、指の位置を徹底的に覚えて正しく練習するのが、大切なんです。

ちなみに最近、私はスマホのフリック入力を覚えました。私たち世代は携帯から始まっているのでこのフリック入力に少し抵抗があったのですが、フリックをする若者のスマホを打つ速さが羨ましかったので「よし、何事も挑戦!」と思い、フリック入力練習アプリを使って、3日間練習しました。夫が未だにトントンと画面をたたいて入力をしているのを見ながら、フリックの速さを自慢しております。

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なつこ

Author:なつこ
某クリニックの医療事務をしております「なつこ」と申します。
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かく言う私がその一人。診療報酬に携わる皆さんへの応援ブログです。
(ちなみに、当ブログで掲載された診療点数の内容に関しては私個人の見解ですので、内容に関してのトラブルには一切責任を負いません。)

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