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お!さすが医療事務のプロと思わせる裏技

医療事務のプロを装う裏技

このブログを訪れてくれている方は、きっと私のことを「医療事務がよくわかっているのだろうなあ~。」と勘違いされている方も多いのではないでしょうか。
答えは「No!」です。
特別理解力がある訳でもなく、特段勉強してる訳でもなく、極々普通の人間ですので、一度調べたこともその場ではわかっても、すぐに忘れてしまいます。それでも「お!この人、医療事務のプロだな!」何故か思われてしまうには訳があります。今日は私の裏技、こっそり教えちゃいますね。

裏技その1 疑問点は、はてなノートに残す

医療事務をしていると色々な算定に出会います。ルーティンのように出会う初診料、再診料は基より、その日初めて出会う算定もあります。業務中は、算定に悩んだ場合もなんとかその場で誰かに聞いたり、調べたりして切り抜けることと思います。しかし、そのあとが肝心。「あれ?なんだっけ?」ってつまずいたりしたことはすべてノートに書いて残しておきます。メモではだめですよ。何故ならどこかに行ったりしてわからなくなるからです。必ずノートに日付とわからなかったことを書いて残しておくのです。殴り書きで結構!自分さえ読めればいいのですから。私のポケットにはいつでもどこでも書けるように、小さなノートをしのばせてあります。後からゆっくりと、このはてなノートの内容、見直して調べておきます。


裏技その2 診療点数早見表を友とする

事務室内に診療点数早見表を備え付けてありますよね。私のところでも、事務員4人ではありますが2冊常時備え付けてあり、全員が使いやすいように、一番手の届きやすいところに置いてあります。
家に帰れば勿論自分用にも診療点数早見表を置いています。高いですが、点数改正の度に毎回購入することをお勧めします。本棚に立てかけて置くのではなく、私はリビングに置いてあります。気になったらすぐに調べられるように、新聞を置くように診療点数早見表を置いておくのです。ちょっとゴロンと枕にするにも丁度いい高さですし、いつでもパラパラとめくる友。そういう存在です。同時に付箋をぺたぺたといつでも貼りつけられるように表表紙の間にはさんで置きます。



裏技その3 ミニ診療点数早見表を作る

ノートの取り方って大切ですよね。「東大生のノートは必ず美しい」という本が一時流行りましたよね。本当にノートって大切。折角調べたことも、まとめないと頭に入りません。

私はバインダー式のノートを使って業務のことはまとめています。そうすれば後から足したり引いたりが簡単に出来るからです。愛用しているのはA5サイズの、なるべく沢山はさめるタイプの背表紙2cmほどのもの。個人的にはmarumanの透明シリーズが気に入っています。このノートでミニ診療点数早見表を日々作っています。ノートに必ずインデックスもつけましょう。あと出来れば、最後にわかりやすくなるように裏表紙に自分用の索引をつけておくと便利です。


まとめ

如何でしたか?あとは、作ったミニ診療点数早見表をいつも業務中に持ち歩くだけ。何か困ったり、聞かれたら、さっとこのノートを引くとすべてが書いてあるという訳です。すぐに答えられると「お!さすがプロだな!」と相手を勘違いさせることが出来るってわけです。日々のほんの少しの作業を繰り返すだけで、本物の診療点数早見表より使いやすい自分だけのミニ診療点数早見表が出来上がりますよ是非お試し下さい。


請求漏れを防ぐ裏技

久しぶりの裏技シリーズです。

最近、こんなことが起きました。完璧だと思っていた管理料の取漏れが発覚!毎月、漏れなく算定するために、あらゆる工夫をしていたつもりだったのですが、起こるべくして起きてしまいました。幸い、レセプトチェック時に気がついて請求までには間に合いましたが、患者様に追加分をあとから請求することになってしまいました。反省をこめて漏れなきための裏技です。





事例 在宅酸素療法指導管理料


在宅酸素療法指導管理料(2400点)+酸素ボンベ加算(880点)+酸素濃縮装置加算(4000点)+呼吸同調式デマンドバルブ加算(300点)+在宅酸素療法材料加算(100点)


毎月、上記管理料を算定している患者様です。春から夏にかけて、入院されていたので、しばらく来院はなく、当然在宅酸素療法指導も行っていなかったので、算定はありませんでした。8月に他院を退院され、当院に戻ってこられ、久しぶりに在宅酸素療法指導管理料を算定することになりました。

電子カルテには、管理料の漏れがないよう、メモ欄に「在宅酸素算定のこと」と記載してありました。


通常、当院の医師は、再診者の電子カルテを記入する際、一旦、前回のカルテをdo(コピー)し、中身を書き直すようにしています。今回も入院する前の最後のカルテを「前回do(コピー)」したはずでした。全てうまくコピー出来ていれば、上記在宅酸素療法指導管理料+すべての加算が、コピーされ、今月も漏れなく算定出来ている筈でした。


しかし、そこが電子カルテの落とし穴!うまくコピーが出来なかったのか、なぜか一部の加算が抜け落ちてしまったのです。正直、医師はこのような加算の沢山ある管理料の場合、患者様一人ひとりがどれに当たるのか分かっていない場合もあるので、本体の管理料があるので、安心してしまったのでしょう。


その後、医事でも飛んできた電子カルテをチェックする際、漏れなきようチェックすべきところを、またしてもここでもすり抜けてしまったのです。




原因



  1. 診察室にて:電子カルテのメモ欄に「在宅酸素算定のこと」と書いてはあったが、何の加算が必要かまでは、記載していなかった。

  2. 医事にて:酸素の算定の場合、必ず、個人酸素管理表と照らし合わせながら算定していくべきところを、気のゆるみで、加算部分までチェックしていなかった。





対策


このような単純な請求ミスは、ちょっとした工夫で防ぐことが出来ます。









  1. 電子カルテの特性を生かし、管理料などの請求漏れが起きたときにアラーム(警告)の表示が出るよう設定する。(電子カルテ会社との相談になります)

  2. 紙伝票の運用を併せて行う(当院では、検査のみ紙伝票を使用していましたが、これからは、管理料もまず、診察室のドクタークラークが紙カルテにチェックをいれ、医事に回すように改善する)

  3. 医事では、管理料算定の際、カルテと管理料一覧表を照らし合わせをするのだが、管理料一覧表に□チェックボックスを作り、そこに☑するように改善する

  4. 一部スタッフの中には、知識が不十分であったことも請求漏れにつながっているので、講習会や勉強会など診療報酬点数の理解を深めるための機会を存分に利用し、全事務スタッフが順番に参加していけるようにする




まとめ


請求漏れは非常にもったいないです。管理料の場合、酸素会社からの請求と合致しないことにもなります。そして何よりも、あとから患者様に請求するのは、非常にご迷惑がかかります。その日のうちにその日の算定を正しくすることが一番重要です。


レセコンチェックの裏技

皆さま、毎日の業務お疲れ様です。電子カルテが一般的に普及し、格段にレセコンチェックは楽になりましたよね。紙カルテの時代は、解読不明な医師のカルテを読み解きながら、一つ一つ、手でコンピューターに入力していくのは、本当に大変な作業でした。大勢待っていらっしゃる患者様のプレッシャーに負けそうになりながら、フルに頭と指を回転させて、正確に迅速に算定していくのは、医療事務の花形の仕事でした。

しかし今は、電子カルテで殆ど入力されて、医事の端末に飛んでくるので、入力修正を少々行う程度で済むようになりました。

それでもコンピューターには処理しきれないような、細かい修正は人間が行わなければなりません。いかに正確に迅速にレセコンチェック(入力修正)をするか、私の裏技をお教えします。



入力チェックの方法


まず、飛んできた電子カルテの情報を見る時、どこから見ていきますか?

まずは、絶対的にこれ!患者様の基本情報をチェックすることです

今から入力しようと思っている人と患者間違いがないか、一にも二にもそれが基本。同姓同名や男性、女性どちらにもあるような名前、大正、昭和などの生年月日の違いって結構あるものです。


次に電子カルテ内の情報をチェックしていきます。

これは膨大なチェック項目が存在しますよね。保険、検査、処方、画像、管理料、病名などチェックしていく項目が盛りだくさんです。

とにかく、自分で優先順位、チェックの順番を決めて一つ一つ丁寧に算定していき、終わったら✔の印をいれていきます。「この程度ならメモなんか要らないよ。」と思うでしょうが、この地道な✔がミスを防ぐ一番の方法(裏技)です。

私の場合は以下のようなチェックメモを作って入力しています。実際のメモがこれ。当院の場合、クリニックなので科は一つなので、この程度のチェックで大体すべて算定出来ます。👇






①受付時に、保険確認をしていると思うので、帰りのレセコン算定時は、番号の確認ではなく、例えば、特定疾患の保険で入力する方ではないか、自費扱いの方ではないかなどをチェックします。 

②検査もほとんど電子で飛んでくると思いますが、一部、電子カルテによっては、飛んでこない場合も。当院では、検査伝票とカルテとの照合をします。






③これが少し、レベルが高い技術が必要かも。カルテを読みこんで、本日した医療行為とレセコンに飛んできた内容が合致しているか、チェックします。 

④外来迅速とは、検査の項目の外来迅速検体管理加算のことです。当院の電子カルテは、手入力で算定しなくてはならないので、敢えてチェック項目に入れています。



⑤初再診  これ、意外にドクターが間違う可能性があるところです。前回の診察から3カ月を経過しているので、初診料が取れるところを病名中止を面倒に思ってか、そのまま再診料を取ったり、なんてこともよくあります。


⑥長期か特処か。特定疾患の患者につきものの貴重な処方加算。算定ミスは勿体無いです。当院でもよくこのミスで、後々減点もあります。後日、患者様に返金する際の説明もややこしいので、そんなことがないように丁寧に算定しましょう。 

⑦患者様によっては、保険を何種類か持っている場合があります。国保と身障、労災や特定疾患など。どの保険を使えばいいのか、どの行為に使用する保険が妥当か、振り分けに気をつけましょう。






⑧管理料  これは、絶対に落としてはいけません。在宅自己注、在宅寝たきり、特定疾患、難病管理料など、カルテを参照しながら、取り漏れのないようにしましょう。






⑨併用禁忌薬 💊  これは、当院のドクターからの要望で必ずチェックしているものです。チェックは電子カルテの裏画面でチェックすることが出来ます。チェックボタンをポチッと押して、チェックするだけなのですが、意外に忘れがちなので、あえて、チェック項目に入れています。 

⑩病名   ドクターは、病名を、つけて検査、処方等をするのが基本ですが、忙しい最中には忘れがちです。レセプトチェック時に手間取らないよう日々の病名チェックを入念にしましょう。






⑪カルテ内には、様々なメモがあるとおもいます。例えば、医事に関しては、未収金があるとか、保険忘れとか。未収金のある方には、前回のお支払いも上乗せして請求しなければなりませんよね。電子カルテでは、情報の共有化が図れるところが便利ですね。






⑫管理表記入  自立支援や特定疾患などは、手書きの管理表で支払い管理をする場合があります。






⑬当院では、患者様の情報で、例えば健康診断の結果表など、患者様から一時的にお預かりして、スキャンを取らせてもらって返却しています。返却忘れのないよう、チェック項目に入れています。



⑭患者様によっては、会計時に紹介状を渡したり、他院への検査予約表を手渡す必要がある場合もあります。渡し忘れのないようチェックします。
⑮カルテバック  患者様のカルテで、紹介状の返信が必要なものや、ドクターにカルテに書き加えて欲しい内容のあるもの(管理料の算定など)は、診察終了後にドクターにバックします。だれのカルテか忘れないために、チェックします。


まとめ


レセコンを迅速かつ正確に入力するのは、難しいことではありません。常に同じ要領で、順番だてて、算定していきさえすれば、ほぼ取り漏れや間違いは生じません。忙しい時ほど、平常心で。それが一番の裏技。落ち着いて算定をしていきましょう。

電子カルテを使いこなす裏技

電子カルテ


電子カルテとは「電子的に記録、保存した診療録(カルテ)」のこと。紙カルテと比べて、最大の利点は、情報をシステム上で一元管理できることです。皆さんの病院・医院ではどこの会社の電子カルテを使用していますか?私も今まで3社3種の電子カルテを経験してきました。どの電子カルテにも完璧なものはありません。得手・不得手を理解し、使いこなすことが重要です。





電子カルテには落とし穴がある


電子カルテは便利なもので、例えば当院の電子カルテの場合、医学管理料の併算定を自動で削除してくれたりします。例えば特定疾患療養管理料とてんかん指導料の併算定をした場合、自動的に点数の低い方を削除してくれます。しかし、そこが落とし穴!



落とし穴 パターン1


特定疾患療養管理料(診療所)225点が月2回算定可能➡550点/月 算定可能

てんかん指導料 250点は月1回のみ算定可能➡250点/月 算定可能

👆これから電子カルテは勝手に判断して、特定疾患療養管理料の方が点数が高く取れると思うのか、特定疾患療養管理料を優先させてしまうのです。
確かに月2回受診したとすれば、特定疾患療養管理料の方が高いですが、月1回しか来ない場合は、てんかん指導料の方が高いのです。
医師は、両方の病態について、指導を行っているので、本来両方の指導料を取りたいところですが、それは診療報酬上、誤りですのでどちらか一方を算定しなくてはなりません。医事ではそのことを頭にいれて、電子カルテを操作することが必要です。


落とし穴 パターン2

外来管理加算を自動計算

再診料入力、+外来管理加算 +明細書発行体制加算 が自動的に上乗せされます。例えば、家族だけが来院し、診察を受けた場合、外来管理加算は非算定ですので、わざわざ削除しなくてはいけません。




落とし穴 パターン3



血液検査の入力をすると、自動的に血液採取料(静脈)25点を算定

PT検査場合など、本来血液採取(その他)を算定すべきところですので、自動算定された血液採取料(静脈)を削除し、入力しなおす必要があります。

落とし穴 パターン4
電子カルテに入力する順番で点数に影響する項目がある

、胸部(デジタル)レントゲン撮影入力部位 電子保存 ③撮影回数と入力すると、撮影回数が反映せず、210点になります。
正しくは、①部位 ②撮影回数 ③電子保存と入力すると撮影回数に反映され287点となります。








電子カルテを知り尽くす方法




①マニュアルを読む

まず最初にしなければならないのは、当然マニュアルを熟読すること。でもこれは結構大変だし面白くありません。業務の合間に分厚いマニュアルを読みこなすのは手間がかかります。
②テスト患者で遊ぶ

どの電子カルテにも業務には反映しない「テスト患者」があると思います。これを十分活用すると一気に電子カルテを理解することが出来ます。例えば上記のパターン1~3も全て、この「テスト患者」で試してみてわかったこと。実際、電子カルテなら当然自動算定できると思ったものが出来ないこともあったりするので、まずは色々な実例を試し入力してみましょう。

(1.年齢 2.保険 3.時間等 )これらを変えて試してみるのがお勧めです。


③業者を活用する

電子カルテのことはその業者に聞くのが一番。マニュアルを見ればわかるようなことでも、私は疑問に思ったらすぐに電話で確認することにしています。質問するのに費用もかかりませんし、確実な答えが返ってくるはず。その電話でのやりとりは、すべて「電子カルテノート」に記録をとります。電子カルテノートは、50音中に整理しておき、いつでもだれでも見れるよう、書き足せるようにし、院内に設置しましょう。自分が理解したと思っていることも、わからないスタッフはいるものです。みんなで共有することが大切です。


まとめfc2blog_20170430183844cbe.jpg


電子カルテを知り尽くすためには、とにかく触って触って触りまくること。もちろん、実患者でミスがあっては困りますが、テスト患者などを利用すればそれほど恐れることもありません。余計なことをして失敗しては・・・などと恐れず、仮に何か失敗しても業者に連絡すれば元の形に復元してくれます。失敗は成功の母。色々やってこそ身につくものです。あとは、大したことでなくても、記録をとること。自分なりの電子カルテノートを作ることが肝心です。絶対に後々役に立ちますよ。














裏技シリーズ(薬の覚え方)

レセプトシーズン真っ只中ですね。保険の切り替え時期とも重なって、皆さま忙しくされていることと思います。

さて、私は医療事務作業補助者として、医療事務員として、「レセプトや普段の医療事務で最も役立つ知識は何か?」と聞かれたら、真っ先に「薬の名前!」と答えます。医師や薬剤師ではないのだから、そんなの必要?と思われるかもですが、なんせ薬の名前、先発薬と後発薬、効能、保険病名、どれも調べればわかることですが、頭にたたきこんでおけたら、実戦で役に立つことこの上なし!


病名がわかれば、管理指導料が予測できる。

管理指導料が予測できれば、検査や処置や画像も予測できる。

検査処置画像が予測できれば、処方がわかる。

処方が分かれば、病名がわかる。


どうです?なんだかカルテやレセプトを読むのが楽しくなりそうでしょう?以前に➡一般名の覚え方でも書きましたが、今日は薬の覚え方の裏技第2弾教えます。


裏技その1 この本を何度も引くべし!


私は薬を調べる時、覚える時にこの本を愛用しています。

これは私が今まで仕事をご一緒させて頂いた医師たちの多くが使っていらっしゃいました。最初、医師が使うものならば小難しくて、医療事務員ごときには、高度すぎて必要ないと思っていました。が、診療室では薬のことで迷うと必ず医師がこの本を確認しているのを目の当たりにすると、医師でもわからないことがあるのだなあ。ちょっと見せてもらおうっとのぞき見したところ、これは便利、読みやすい、役に立つ!医師も人間。時々初期投与量を間違えたり、外用薬のグラム数がわからなかったり、そんな時、医師が調べるより素早く指摘が出来れば、医師事務作業補助者として、診察をスムーズに進められるお手伝いが出来て、文句なく120点の働きを評価される。
医療事務員としてもレセプトで医師の処方に??のスイッチが入れば、減点になりそうな処方は、医師に確認をして詳記をそえてレセプトを提出することも可能になる。


1.薬剤名およびジェネリック薬、単価、製薬会社がわかりやすく載っている。

2.容量(例 1㎎ 2㎎ OD錠ありとか)、用量(例 1回0.5㎎ 1日1回から開始し、漸増)など処方時の注意が載っている。

3.病名、禁忌などすぐにわかる

4.そして何よりも引きやすい。一度手に取ってもらうとわかります。本全体が掌に収まりやすく、表紙が柔らかくとても引きやすい。鞄に持ち歩くのも軽くて便利。

と言うわけで暇さえあれば、私はこの本を開いています。

裏技その2 とにかくひいてひいてひきまくる


普段からこの本をとにかく身近において、毎日、高校生の時に英語の辞書をひいたように(昭和の人間なので電子辞書はどうもダメな世代です・・・)薬の名前を聞いたらや否やすぐにこの本をひきましょう。覚えようと思わなくても、回数を重ねれば重ねるほど、薬のことが頭に入ってきます。薬の解説だけではなく、最近の薬の動向なども書いてあって読み物としても面白い。とにかく騙されたと思ってこの本を開いてみて下さい。医療事務用の処方薬の本より数倍ひきやすく、約に立ちますよ。実際の中身はこんな感じ。







まとめ

上記の本、ちょっとばかりお高いのが、玉に傷。でも本当に役に立ちますよ。ひいてひいてひきまくって、ひいては仕事にも役立てるよう、薬の知識を広げましょう。

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Author:なつこ
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現在、医療事務と医師事務作業補助者の二束のわらじで勤務中。
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医師事務作業補助者の皆さま。あなたのドクターに不満はありませんか?

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